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理事会役員の皆さまへ

マンション管理組合の理事会役員になるパターンはいくつか考えられます。
輪番制、立候補、他薦、その他やむを得ず・・・。
しかし理事会役員になったら管理組合のために自己犠牲で仕事をしないと・・・。
ご安心ください。そんなに難しく考えることはありません。
まずは基本的な事項からご説明します。

1.区分所有者、管理組合、管理会社の関係

分譲マンションを購入すると区分所有法によって「区分所有者」になります。マンションの「管理組合」はこの区分所有者によって構成されるものです。
管理組合はマンションの建物や付属施設・敷地などを管理する組織です。目的は大切な資産であるマンションを守り、快適な生活を維持することです。
しかし管理活動を行うといっても、区分所有者それぞれは仕事などで管理組合活動に専念できないケースや専門知識がなく自分たち管理組合だけで対処できないことも多くなります。そこで管理組合から委託され管理業務を代行するのが「管理会社です」。
以下にその関係性を示します((公財)マンション管理センターHPより抜粋)

(1)管理組合

区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地及び附属施設の管理を行うための団体を構成します(区分所有法3条)。この団体について、法文上は、管理組合という呼称は用いていませんが、その実質は、規約等に基づいて区分所有者全員を構成員(組合員)として組織された管理組合と変わりありません。言い換えれば、区分所有者全員を構成員とする団体である管理組合こそがマンションの管理の主体であるのです。
そして、建物等の管理は、区分所有法の定めるところにより、集会を開き、規約を定め、管理者を置くという方法によって行われます(同法3条)。

(2)管理者

管理は、上記のとおり、区分所有者全員が団体を構成して行うのですが、その管理業務を全員で実行することは困難ですから、法は、集会(総会)の決議により管理者を選任し、選任された管理者が管理業務を実行することとしています。(同法25条~29条)。
なお、規約で管理組合の理事長を管理者と定めているのが一般的です。

(3)管理会社

管理の具体的な業務執行は、管理者がそのすべてを実行し、または各区分所有者(組合員)が分担して実行することもできないわけではないでしょうが、一般のマンションでは、不可能な場合が多いのが事実でしょう。また、管理業務には専門的・技術的なものが含まれていますから、管理業務を一括して、または、その一部を管理会社に委託して行うのが普通です。つまり、管理会社は、管理の主体である管理組合と締結した管理委託契約に基づき管理業務を行う者であります。
なお、管理業務を管理会社に委託する場合においても、組合員全員が管理組合を構成して管理を行うものであることには変わりはありません。管理に関する意思決定は、規約又は集会の決議によって行われ、管理者がそれを実行するのであって、その管理者が実行する事実行為としての業務を管理会社に委託するにすぎません。

(4)管理員

管理業務のうち最も日常的な管理のための労務に従事する者を一般に管理員と呼んでいます。
なお、管理員は、管理会社の使用人であるのが最も普通です。

2.共用部分の管理を行うこと

マンションには、区分所有者それぞれの住戸である専有部分と、区分所有者全体の財産ともいうべき共用部分があります。
→専有部分は各区分所有者が自由に使える
→マンションの管理組合が管理することになります。
共用部分の範囲は、それぞれのマンションの管理規約に定められています。また各戸に付属するベランダ(バルコニー)やルーフバルコニー、専用庭は共用部分です。区分所有者には管理規約において専用使用権が与えられているだけで、一般的には使用料金がかかっています。
このほか、玄関ドアやサッシの窓枠部分・ガラスなども共用部分です。

3.管理組合が行う管理業務とはどのようなものでしょうか

(1)共用部分の維持管理

  1. 敷地及び共用部分等の保安、保全、保守、清掃・消毒及びゴミ処理
  2. 共用部分及び付属施設の修繕
  3. 共用部分に関わる火災保険、その他の損害保険に関わる業務
  4. 区分所有者が管理する専用使用部分について管理組合が行うことが適当と認められる行為
  5. 共用部分、付属施設及び敷地の変更及び運営

(2)管理組合運営業務

  1. 収支予算、収支決算の作成
  2. 広報及び連絡業務

(3)管理に必要な費用等に関する業務

  1. 管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務
  2. 修繕積立金の運用

(4)渉外業務

  1. 官公庁、町内会等との渉外業務

(5)その他

  1. 風紀、秩序、及び安全維持に関する業務
  2. 防災に関する業務

理事会の役割は管理組合の運営を円滑に行うことです

管理組合の業務内容は多種多様です。区分所有者がそれぞれに管理業務を行うのは効率的ではなく、また実際問題として不可能です。そのために、組合員の中から何人かの代表者を選び、その代表者(役員・理事など)が話し合いで決めていくのが「理事会」です。
理事会では一般的に理事長と副理事長、理事が設置されています。理事長は管理組合を代表して重要書類や公印を保管し、決裁を行います。理事会や総会を招集して議長を務めるのも重要な役割です。副理事長は理事長が病気や事故などで職務が遂行できなくなったときに理事長を代理します。また理事会には理事長、副理事長のほか、理事として会計、広報、修繕、企画、渉外などの職務に当たります。なおマンションの規模などによっては担当を兼任することも可能です。このように理事会役員は管理組合員(区分所有者)を代表して、大切な資産であるマンションを守り、快適な生活を維持するために職務を果たすことが法律上も求められているのです。
また通常、理事とは別に監事を設置し、管理組合の財産状況や理事会の業務執行状況を監査します。

理事会役員は管理会社との連絡や交渉も仕事の一部です

理事の日常的な仕事は、共用部分の清掃や建物のチェック、トラブルの処理などです。このほか一般的には受付、巡回点検、設備監視、会計などの業務がありますが、これらを管理会社や専門業者に委託している場合は、それがきちんと遂行されているかどうかチェックする必要があります。
理事の役割や仕事は、これら委託先の管理会社や工事会社との連絡や交渉、契約が大きなウエイトを占めてきますが、組合員からのクレームやその対応なども含まれます。

理事会や総会対応も重要な仕事のひとつです

マンションの管理組合における最高の意思決定機関は総会(集会)です(組合員に開催の通知を発し、法律で別段の定めをしている場合(特別決議事項)及び規約で別段の定めをしている 場合を除いて、区分所有者及び議決権のそれぞれ過半数(普通決議)で決します)。理事会は管理組合の業務執行機関として管理規約又は総会決議に基づいて組合員から一定の範囲内で委任を受け、日常的な維持管理を行うこととなります。
理事会は業務の円滑な推進を図るためにも最低でも1~2か月に1回は開くことをお勧めします。年間計画に定められている業務や予算等の執行状況確認や共用部維持管理・点検状況の確認、組合員からの要望やクレーム対応などが主な議題です。このため理事会は無理のない範囲でできるだけ全員参加として、所有者全員の大切な資産であるマンションを守り、快適な生活を維持していくための話し合いの場にしたいものです。
理事の任期については管理規約に定めますが、毎年全員が入れ替わるケース、任期を複数年として1年ごとに半数が替わるケースなど管理組合によって改選方法が異なります。権力の集中や管理会社など業者との癒着を避けながら、問題点の解決に向けた対応策の検討及び実行継続性も考慮に入れて任期や入れ替えについて検討されると良いでしょう。

【参考】

大規模修繕工事の進め方 ~管理組合の仕事アラカルト
(平成22年8月7日 公益財団法人マンション管理センター)

以下をクリック
www.mankan.or.jp/12_member/pdf/resume02n.pdf

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